Bart is met vakantie
Door Astrid Kies
Kom jij ook weleens in een tijdklem: te weinig tijd voor belangrijke zaken en te veel tijd besteden aan taken die worden bestempeld als “urgent”?
Tijdens een van onze trainingen voor directiesecretaresses vertel ik enthousiast over slechts de vaardigheid “Timemanagement” en het verhaal van Saskia. Saskia is een directiesecretaresse bij een groot bedrijf en heeft veel, heel veel ballen in de lucht te houden. Zo nu en dan voelt Saskia de klem tussen de dagelijkse zaken die ‘moeten’ en alle ad-hoc zaken die haar baas er tussen de bedrijven nog aan toevoegt en bestempelt als “urgent, bloedspoed, niet nu maar gisteren”. Dit levert haar vaker dan haar lief is stress op.
Daarom besteden wij in onze trainingen voor secretaressen vaak tijd aan een stuk timemanagement, wat slechts een vaardigheid is, toch?
Welke rollen heb je, welke bevoegdheden heb jij, wat vind jij belangrijk om deze week wel te doen en heeft dat ook echt prioriteit? En natuurlijk wat kan er eigenlijk blijven liggen en welke problemen Lossen Zich Zelf Op (LZZO). Dus stel je eens voor dat je geen actie onderneemt en een taak laat liggen, lost het zich zelf dan op? Dit levert altijd een hoop hilariteit op in de groep, laten liggen…….!?!
Op het moment dat ik de LZZO-taken heb besproken in de groep hoor ik Saskia zeggen “Hé dat LZZO, dat is mijn Bart”. Natuurlijk kan jij je voorstellen dat ik haar met een niet begrijpende blik aankijk en vraag wat ze precies bedoelt. “Nou,” zegt ze “ ik had het idee dat iedereen en alles bij mij bloedspoed had en ik eigenlijk altijd ja zei. Op een gegeven moment heb ik Bart aangenomen. Bart is mijn fictieve leuke collega en bij twijfel aan de echte noodzaak, antwoord ik met de mededeling dat Bart over deze zaak gaat en op dit moment met vakantie is en over 8 dagen weer aanwezig is. Daarna doe ik het vriendelijke verzoek om over 8 dagen weer terug te bellen. Vaak vinden mensen dat prima en dan vraag ik mezelf af, als je 8 dagen kunt wachten waarom zou ik er dan nu veel aandacht aan besteden om deze klus te klaren toch?”
Na de training zat er voor Saskia niets anders op dan, helaas voor Bart, hem te verzoeken uit te kijken naar een andere betrekking. Saskia heeft haar Timemanagement en het omgaan met de LZZO-taken anders en handiger aangepakt.
Dit is natuurlijk een leuk verhaal en uit ervaring weten wij dat veel mensen timemanagement echt moeilijk vinden. Timemanagement staat voor ons nooit los van andere belangrijke zaken en is een onderdeel van ons leven, de rollen die we hebben en wat wij belangrijk vinden, zoals werk, gezin, sociaal leven etc etc.
Zeker nu aan het begin van 2010, met alle goede voornemens in het verschiet, maak ik graag de analogie met eten en gezondheid. Om nog specifieker te zijn: verzadigd vet en onverzadigd vet in eten. Verzadigd vet verhoogt het cholesterolgehalte in het bloed, wat het risico op hart- en vaatziekten vergroot. Onverzadigd vet verlaagt juist het cholesterolgehalte in het bloed. Daarom hebben voedingsmiddelen met de minste verzadigde vetten de voorkeur.
Dit geldt ook voor veel stress en slecht timemanagement en weinig stress en functioneel en effectief timemanagement. Een te grote hoeveelheid aan stress kan namelijk ook hart- en vaatziekten veroorzaken of kan leiden tot ziekte en in ernstige gevallen tot langdurig thuis zitten in de vorm van overspanning. Daarom heeft een leven met een matige hoeveelheid aan stress de voorkeur. Dit zeg ik om dat het voor sommige mensen een beetje stress nodig is om goed te kunnen presteren en voor sommigen juist weer niet. De vraag is: weet jij hoe dit bij jou zit en kun je eerlijk naar zeggen dat jouw timemanagement top is!
Wij zijn er van overtuigd dat tijd kostbaar is, je kan het net als geld maar 1 keer benutten en dit wil je zo goed mogelijk doen. In mijn omgeving zie ik tegenwoordig veel mensen in een tijdklem, waar de balans tussen werk en privé nog niet gemakkelijk te vinden is. Als je leert effectief en functioneel om te gaan met je tijd en bereid bent naar je eigen gedrag hierin te kijken, zal dit echt bijdragen aan jouw balans tussen werk en privé en zal er juist ook tijd overblijven. Tijd om je te kunnen ontspannen, je te verdiepen en houd je tijd over nog meer en andere belangrijke zaken en krijg je rust in je hoofd!
Neem de 4 seconden regel in acht. Wacht 4 seconden voor je JA zegt tegen een klus.
Reacties
Nog geen reacties